距离第140届广交会开幕不到一个月。据商务部2026年9月18日在国新办新闻发布会上披露，本届广交会将于10月15日至11月4日在广州分三期举办，已有196个国家和地区超过21万名境外采购商完成预登记，3.2万家参展企业中64%应用工业互联网、人工智能等新技术，展会还首次上线AI会议笔记，可把洽谈语音自动生成摘要。
线下见面之外，大量前期磋商仍发生在电话和视频会议里。对非英语母语的外贸业务员来说，电话会议比邮件难：没有时间逐句斟酌，口音、信号、专业术语都可能让沟通卡壳。以下10个高频场景的应急表达，可以直接备在手边。
场景一：入会与自我介绍
会议开场要让对方立刻确认"人对了、公司对了"。可使用的表达："Hi, this is Ken from XXX Company. Am I speaking with Mr. Smith?"（您好，我是XXX公司的Ken，请问是史密斯先生吗？）；人齐后可以说："Thanks for joining today. Shall we get started?"（感谢各位参会，我们可以开始了吗？）
场景二：信号不好、听不清
网络卡顿是跨境通话最常见的状况，硬着头皮点头最容易误事。可直接说明："Sorry, the line is breaking up. Could you say that again, please?"（抱歉线路断断续续，能再说一遍吗？）；更主动一点："You're cutting out. I'll call you back in two minutes."（声音断续，我两分钟后给您回拨。）
场景三：请对方稍等或静音处理
需要查资料或与同事确认时，不要让对方干等。可用："Could you hold on for a moment while I check that with my colleague?"（您能稍等一下，我和同事确认吗？）；回到线上后补一句："Sorry to keep you waiting."（抱歉让您久等。）
场景四：确认理解、复述要点
商务电话里复述不是啰嗦，而是防错。表达模板："So, to make sure I understood correctly: 5,000 units at USD 3.20 FOB Ningbo, delivery by October 30. Is that right?"（我确认一下：5000件，FOB宁波价3.20美元，10月30日前交货，对吗？）句末的"Is that right?"是电话确认的高频收尾。
场景五：遇到没听懂的术语或口音
不懂装懂的代价通常在下单后才显现。得体的处理方式："Could you spell that for me, please?"（能拼写一下吗？）；"What does MOQ stand for, exactly?"（MOQ具体指什么？）；或用转述给自己争取时间："Do you mean the minimum order quantity?"（您是指最小起订量吗？）
场景六：报价与价格磋商
报价要给完整口径，避免事后扯皮。参考表达："Our unit price is USD 3.20 per piece, FOB Ningbo, based on an order of 5,000 units."（单价每件3.20美元，FOB宁波，以5000件订单为基础。）；对方压价时，不直接说no，可以给条件："If you can increase the quantity to 8,000, we can offer USD 3.05."（如果数量提到8000件，可以给到3.05美元。）
场景七：交期沟通
交期沟通要留出生产和船期的缓冲。说明排产："Production takes about 25 days after receipt of the deposit."（收到定金后生产周期约25天。）；无法满足交期时如实回应并给方案："October 20 is too tight for us, but we can guarantee shipment by November 5."（10月20日太紧张，但我们可以保证11月5日前装运。）
场景八：付款方式
付款条款必须在通话中确认清楚，邮件再落字为凭。常见表达："Our standard payment terms are 30% T/T in advance and 70% against the copy of B/L."（标准付款方式是30%预付电汇，70%见提单副本支付。）；对方提出信用证时："We accept irrevocable L/C at sight."（我们接受不可撤销即期信用证。）
场景九：规格、样品与质量确认
样品阶段的电话要落到具体参数。可用："I'll send the sample by DHL tomorrow. The tracking number will follow by email."（样品明天用DHL寄出，单号随后邮件告知。）；确认定制细节："Just to confirm, you'd like the logo printed in Pantone 286C, correct?"（确认一下，Logo用潘通286C色印刷，对吗？）
场景十：收尾与会后跟进
会议结束前主动总结并约定下一步，是专业度的直接体现。参考句式："To summarize, we'll send the revised quotation by this Friday, and you'll review it early next week."（总结一下，我们本周五前发出修订报价，您下周初审阅。）；挂断前："I'll send the meeting minutes to confirm everything in writing. Thank you for your time."（我会发会议纪要，把所有内容书面确认。感谢您的时间。）
会前三件小事
话术之外，准备工作决定通话质量。一是会前五分钟把报价单、规格表、日历打开备用，避免通话中说"let me check"后长时间沉默；二是对印度、中东、拉美等口音较重的客户，提前用客户所在地区的英文采访或展会视频热耳；三是会后24小时内发出书面纪要，把数量、价格、交期、付款方式四项重述一遍，请对方回复确认。口头共识落到邮件里，才算真正闭环。
第140届广交会的展期已进入倒计时。展会现场的面谈时间有限，大量订单的雏形恰恰来自会前这一通通越洋电话。把十句话练到脱口而出，比临场组织语言从容得多。